Wystarczy zgłosić dokument w jednym banku, aby dane automatycznie przekazano do Centralnej Bazy Danych, a następnie rozesłano do wszystkich banków, operatorów telefonii komórkowych oraz tysięcy innych firm i instytucji korzystających z Systemu DZ.
Dokumenty można zastrzegać nie tylko osobiście. Większość banków przyjmuje zgłoszenia telefonicznie (od swoich klientów), a część wprowadziła taką funkcję również do bankowości elektronicznej.
Jeżeli ktokolwiek spróbuje posłużyć się zastrzeżonym dokumentem operacja zostanie zablokowana, a do wyjaśnienia sprawy wzywana jest Policja.